On-site veya remote audit öncesi evrak listesi, sahada bakılacak hatlar ve audit sonrası NCR yönetimi. Boya, galvaniz ve OEM alıcıları için pratik şablon.
Tedarikçi audit'i, satınalma karar zincirinin en az gözlemlenen halkasıdır. Çoğu zaman ya hiç yapılmaz ya da bir QC mühendisinin tek başına yarım gün gezdirildiği yapısız bir gezi olur. Çinko tozu gibi proseste hassas ve düzenleyici uyum gerektiren bir hammaddede, yapılı audit doğrudan saha kalitesine yansır. Bu yazı, Atso Tek'in mill audit'lerinde kullandığı 12 kontrol noktası şablonunu özetler. Boya üreticileri, galvaniz tesisleri ve OEM tedarik kalite ekipleri için yeterli ayrıntıda.
İlk audit, yeni tedarikçinin onay sürecinde yapılır. Tipik olarak QC sorumlusu + tedarik mühendisi, opsiyonel HSE temsilcisi. Sürekli tedarikçilerde yıllık tekrar audit önerilir; ISO 9001 sertifikası tek başına yeterli kanıt değildir, çünkü ISO sertifikası süreç dokümanlarının varlığını gösterir, sahada uygulanmasını değil. Atso Tek mill audit'lerini her yıl tekrarlar, üç yılda bir QC ekibinden iki kişi ile genişletilmiş audit yapar.
Audit'ten en az iki hafta önce tedarikçiden istenmesi gereken evrak listesi standartlaşmış olmalı. Eksik veya geç gelen evrak, tedarikçinin dökümantasyon disiplini hakkında ilk sinyaldir. Evrak yetersizse audit ertelenir; sahaya gidip 'belge yok' diye dönmek hem zaman hem güven kaybıdır.
| # | Kontrol Noktası | Kabul Kriteri |
|---|---|---|
| 1 | QC laboratuvar varlığı | ISO 17025 akredite veya en az dahili kalibrasyonlu |
| 2 | Lot izlenebilirliği | Hammadde, üretim, sevk uçtan uca takip |
| 3 | PSD analizi (D10, D50, D90) | Lazer difraksiyon, lot bazlı rapor |
| 4 | Kimyasal analiz (Total Zn, Pb, Cd) | ISO 3549 + XRF veya AAS, lot CoA |
| 5 | Özgül ağırlık (ISO 787/10) | 7.0 ila 7.2 g/cm³, lot bazlı |
| 6 | ATEX zon sınıflandırması | Silo Zon 20, dolum Zon 21, hangar Zon 22 |
| 7 | Topraklama ölçümü | Vardiya bazlı kayıt, < 10 ohm |
| 8 | Lot retain saklama | 36 ay min, vakum + silikajel + IBC kilit |
| 9 | Ambalaj kontrolü | 25 kg veya 1000 kg, iç vakum laminat |
| 10 | Sevkiyat etiketi | GHS09 + GHS02 + UN3077 veya UN1436 |
| 11 | GBF güncellik | Son 12 ay, KKDIK Türkçe sürümü |
| 12 | Şikayet ve CAR sistemi | Yazılı NCR/CAPA prosedür, 12 ay log |
Doküman düzeni iyi olabilir ama saha pratiği farklı olabilir. Audit sırasında bakılacak davranış sinyalleri, prosedürün canlı olup olmadığını gösterir.
Audit raporu üç kategori bulgu içerir: Major NCR (3 ve üzeri sayıda kabul kriteri ihlali, sistemik eksiklik), Minor NCR (tek noktada eksik, kapatılması kolay), Önerilenler (gelişim alanı). Major NCR için 30 gün içinde CAPA (Corrective Action / Preventive Action) sunulması beklenir; Minor için 90 gün; Önerilenler bir sonraki audit'te takip. Score formülü: (kabul edilen kriter sayısı) bölü 12 çarpı 100. 70 puan altı tedarikçi, onay süreci geciktirilir veya alternatif aranır.
Audit, tedarikçi seçiminin son adımı değil; yıllık ilişkinin temelidir. Atso Tek olarak alıcılarımıza, kendi mill audit raporlarımızı (anonim sürümü ile) paylaşıyoruz. Karar matrisi yazımız tedarikçi seçim yaklaşımımızı, numune test protokolü yazımız QC laboratuvarı tarafını detaylandırır. Ürün sayfası (/tr/#products) üzerinden Trade Desk ekibimize audit deneyimi paylaşımı için ulaşabilirsiniz.
Audit kalitesi, sadece sahada bakılanlarla değil, alıcı ekibinin önceden ne kadar hazırlandığıyla belirlenir. Saha gününe kadar yapılması gereken hazırlık adımları, audit verimini iki katına çıkarır. İlk adım, tedarikçinin tüm pre-audit evrakının tarafınızda dijital arşivde bulunması ve incelenmiş olması. İkinci adım, audit gündeminin tedarikçiyle önceden paylaşılması; sürpriz ziyaret prensibi mill audit'lerde uygulanmaz, çünkü doğru personelin sahada olması gerekir. Üçüncü adım, audit kontrol listesinin matbu olarak hazırlanması ve her satır için kim soracak / ne arayacak şeklinde rol paylaşımının yapılması. Dördüncü adım, soracak teknik sorulara ek olarak gözlemleyeceğiniz davranış sinyallerinin listesinin önceden çıkarılmasıdır.
12 kontrol noktası tek başına yeterli değildir; skor matrisi ile birlikte anlamlıdır. Her kontrol noktası 0 ila 3 puan olarak skorlanır: 0 (yok / yetersiz), 1 (kısmi), 2 (yeterli), 3 (mükemmel). Maksimum skor 36; 30 üstü tam onay, 25 ila 29 koşullu onay (CAPA ile), 20 ila 24 yedek tedarikçi seviyesi, 20 altı reddedilir. Skor matrisinin gerçek değeri, yıllık tekrar audit'lerle trend analizidir; tedarikçinin yıldan yıla skorunun stabil veya iyileşen yönde olması beklenir. Üç yıl üst üste düşen skor, ilişki sonlandırma sinyalidir. CAPA takibi için tipik plan: 30 gün içinde plan onayı, 90 gün içinde uygulama doğrulaması (gerekirse remote video kontrol), 180 gün içinde tekrar saha gözlemi. Atso Tek mill audit dosyalarında bu skor matrisi her yıl güncellenir.
Audit sonrası açılan CAPA dosyalarının yaklaşık üçte biri, plan onayından sonra etkin uygulama doğrulamasına kadar sahipsiz kalır. Bu boşluğun temel sebebi, takibin alıcı QC ekibinde tek kişiye bırakılmasıdır; o kişi izindeyken veya başka projeye kaydığında dosya unutulur. Pratik çözüm: CAPA için 30/90/180 gün takvim hatırlatıcısı çift kişilik atanır, e-posta sistem otomasyonu ile QC sorumlusu ve tedarik mühendisine paralel gönderilir. Doğrulama adımında sadece tedarikçinin yazılı raporuyla yetinmeden, mümkünse remote video gösterimi veya fotoğraflı kanıt talep edilir. CAPA kapatma yetkisi sahaya gözlem yapan QC kişisine bağlı tutulur; yöneticilik onayı süreci hızlandırma adına bu yetkiyi atlamamalıdır.
